Polityka prywatności serwisu https://rockyhenry.pl

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Marcin Olejnik, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Rocky Henry – Marcin Olejnik, z siedzibą przy ul. Popiełuszki 2/58, 80-864 Gdańsk, NIP: 8411633490, REGON: 220705440, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Kontakt z Administratorem: e-mail: hello@rockyhenry.pl

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawą – Prawo komunikacji elektronicznej,
• innymi obowiązującymi przepisami prawa.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu kontaktu Administrator może przetwarzać:

• imię,
• nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres strony internetowej,
• treść wiadomości,
• informacje przekazane podczas konsultacji,
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony,
• adres IP,
• identyfikatory plików cookies,
• dane marketingowe wynikające z wyrażonych zgód.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia konsultacji lub realizacji usługi. W szczególności podanie danych kontaktowych jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, a podanie danych w formularzu konsultacji jest niezbędne do umówienia terminu spotkania.

3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

Formularz kontaktowy

Cel: udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, prowadzenie korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z potencjalnymi klientami.

Umawianie bezpłatnych konsultacji

Dane są przetwarzane w celu: rezerwacji terminu, organizacji spotkania, przeprowadzenia konsultacji, przygotowania oferty współpracy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Realizacja umowy

Po rozpoczęciu współpracy dane są przetwarzane w celu: realizacji usług, prowadzenia komunikacji, obsługi klienta, rozliczeń.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Newsletter

W przypadku zapisu do newslettera dane przetwarzane są w celu przesyłania informacji handlowych.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zapis odbywa się w modelu double opt-in, co oznacza konieczność potwierdzenia adresu e-mail poprzez kliknięcie linku aktywacyjnego.

Marketing

Za zgodą użytkownika Administrator może prowadzić działania marketingowe wykorzystujące: Google Ads, Meta Ads, TikTok Ads.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Dochodzenie lub obrona roszczeń

Administrator może przetwarzać dane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wycofanie zgody

W przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Zgodę można wycofać poprzez kontakt na adres hello@rockyhenry.pl lub – w przypadku newslettera – poprzez kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w każdej wiadomości.

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

W ramach działań marketingowych prowadzonych za pośrednictwem Google Ads, Meta Ads oraz TikTok Ads może dochodzić do profilowania w celu dopasowania wyświetlanych reklam (np. remarketing) – wyłącznie na podstawie zgody użytkownika wyrażonej za pośrednictwem ustawień cookies. Profilowanie to nie wywołuje wobec użytkownika skutków prawnych ani nie wpływa w podobnie istotny sposób na jego sytuację.

4. Konsultacje online i Fireflies AI

Konsultacje odbywają się przy wykorzystaniu: Google Meet, Google Calendar, HubSpot Meetings.

W wybranych przypadkach Administrator korzysta z usługi Fireflies AI.

Jeżeli spotkanie ma zostać nagrane lub transkrybowane przy wykorzystaniu Fireflies AI, uczestnik jest o tym informowany przed rozpoczęciem spotkania oraz proszony o wyrażenie zgody.

Fireflies AI może przetwarzać: nagranie audio, transkrypcję rozmowy, automatyczne notatki wygenerowane przez sztuczną inteligencję.

W relacji z dostawcą Fireflies AI Administrator występuje jako administrator danych osobowych, natomiast Fireflies AI działa jako podmiot przetwarzający na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO).

Nagrania i transkrypcje przechowywane są co do zasady przez okres 90 dni.

Po tym czasie są usuwane, chyba że:

• trwa współpraca z klientem,
• nagranie jest niezbędne do wykonania umowy,
• istnieje spór,
• zachodzi potrzeba zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń,
• istnieje inny prawnie uzasadniony interes Administratora.

5. HubSpot CRM

Administrator korzysta z systemu HubSpot CRM.

Do systemu mogą trafiać informacje przekazane przez użytkownika poprzez: formularz kontaktowy, formularz konsultacji, czat, inne formularze dostępne na stronie.

HubSpot służy do: prowadzenia historii kontaktu, przygotowania ofert, zarządzania relacją z klientem, obsługi konsultacji, automatyzacji komunikacji.

6. Newsletter

Newsletter obsługiwany jest przez Mailchimp.

Administrator wykorzystuje go wyłącznie do przesyłania informacji dotyczących: usług, materiałów edukacyjnych, wydarzeń, treści marketingowych.

Z subskrypcji można zrezygnować w każdej chwili poprzez kliknięcie odpowiedniego linku znajdującego się w każdej wiadomości.

7. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą mieć upoważnieni pracownicy oraz współpracownicy Administratora (w tym osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych oraz podwykonawcy), biorący udział w obsłudze klientów i realizacji usług. Osoby te przetwarzają dane wyłącznie na podstawie udzielonego upoważnienia, w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków, i są zobowiązane do zachowania poufności.

Ponadto dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, w szczególności:

• OVH – hosting strony,
• Google Workspace – obsługa poczty elektronicznej,
• Google Meet,
• Google Calendar,
• HubSpot,
• Mailchimp,
• Fireflies AI,
• Meta Platforms,
• Google,
• TikTok,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub informatyczne – w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych usług.

8. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług świadczonych przez międzynarodowych dostawców (m.in. Google, HubSpot, Mailchimp, Meta, TikTok oraz Fireflies AI), dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych.

Transfer odbywa się z wykorzystaniem odpowiednich mechanizmów ochrony przewidzianych przez RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych (np. w ramach Data Privacy Framework UE–USA – w zakresie, w jakim dany dostawca jest do niego przystąpił), lub
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (Standard Contractual Clauses), zawartych pomiędzy Administratorem a danym dostawcą.

Aktualny status certyfikacji poszczególnych dostawców (Google, HubSpot, Mailchimp, Meta, TikTok, Fireflies AI) w ramach Data Privacy Framework można zweryfikować na stronie dataprivacyframework.gov. Osoba, której dane dotyczą, może uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem pod adresem hello@rockyhenry.pl.

9. Okres przechowywania danych

Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu ich przetwarzania. W szczególności:

• dane z formularzy – do zakończenia korespondencji lub przez okres niezbędny do zabezpieczenia roszczeń (co do zasady nie dłużej niż przez okres przedawnienia roszczeń, tj. do 6 lat),
• dane klientów (w tym dane rozliczeniowe i księgowe) – przez okres wykonywania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres 5 lat liczony od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, zgodnie z ustawą – Ordynacja podatkowa oraz ustawą o rachunkowości,
• dane newslettera – do momentu cofnięcia zgody,
• nagrania Fireflies – standardowo 90 dni, chyba że zachodzą okoliczności opisane w pkt 4.

10. Prawa użytkownika

Każdej osobie przysługuje prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres: hello@rockyhenry.pl

11. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania strony oraz – po uzyskaniu zgody użytkownika – pliki analityczne i marketingowe.

W szczególności wykorzystywane są technologie:

• Google Analytics 4,
• Google Tag Manager,
• Google Ads,
• Meta Pixel,
• TikTok Pixel,
• HubSpot,
• Messenger.

Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies oraz sposobu zarządzania zgodami znajdują się w Polityce Cookies.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić ustawienia zgód za pośrednictwem banera cookies lub ustawień swojej przeglądarki.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym m.in.:

• szyfrowanie transmisji SSL/TLS,
• uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) dla kluczowych usług,
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie osobom upoważnionym,
• regularną kontrolę dostępu do systemów.

13. Zmiany polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, stosowanych technologii lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja dokumentu jest zawsze publikowana na stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji: 5 sierpnia 2026 r.